办公室文秘的重要作用以及工作策略

  引言

  办公室文秘是单位发展过程中的重点内容,工作内容比较复杂,例如负责文件的排版审核、大小型会议接待、办公用品计划发放及低值易耗品管理、日常行政办公室后勤管理等。办公室文秘工作对于单位的发展有十分重要的作用,在传统理念中认为办公室文秘工作主要是对各种办公室行政事务进行处理,在单位发展过程中处于可有可无的状态,随着企业发展全面改革深化,在企业发展过程中办公室文秘工作内容也不断创新,办公室文秘工作对企业发展有重要意义,可以确保企业发展过程中的各种基础问题得到妥善解决。针对当前企业办公室文秘工作中存在的问题,必须要积极加强对办公室文秘工作的重视,同时,在新时期要加强办公室文秘工作的创新,借助计算机网络、信息网络、通信网络,将办公室文秘工作拇统的人工管理转到信息化管理。

  一、办公室文秘工作的作用

  办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,在单位发展过程中是一个十分重要的部分,办公室文秘是对办公室任务进行完成的主要人员。办公室处于协调单位内部各部门、连接领导和基层员工的枢纽地位,更是单位的信息中心、服务中心、指挥中心以及运转控制中心,办公室文秘工作具有十分重要的作用。具体说来,办公室文秘具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六项重要职能,在工作过程中肩负着较大的责任,任何一个环节出现问题,都可能会导致单位发展受到影响。例如单位发展过程中经常要召开大大小小的会议,办公室文秘工作中的一个重要职能就是要负责会议的组织与协调,对会议召开过程中所需要的各种物资进行准备,并且积极协调会议召开过程中的问题,确保会议顺利召开。传统的理念中对办公室文秘工作的认知程度不高,认为办公室文秘工作是没有技术含量的工作,只是负责行政管理、文书管理等,对办公室文秘工作的认知有偏差,因此导致办公室文秘工作发展受到影响,直接影响了单位的可持续发展。在新时期,单位对办公室文秘工作的重视程度也越来越高,办公室工作开展得如何会直接影响单位全局工作的开展情况以及任务完成情况。

  二、办公室文秘工作存在的问题

  在新时代背景下,很多单位对管理理念和管理方式进行创新和改革,加强了对各种新技术的应用,使得单位管理水平有了很大的提升。办公室文秘工作是单位发展过程中的重要环节,其工作内容看似杂乱,实则有章可循,是单位办公室管理过程中的重要基础内容。在实际工作过程中,办公室文秘工作依旧存在较多的问题。

  1.我国的文秘准入制度存在缺陷

  在办公室文秘工作开展过程中,组建一支高素质、复合型文秘队伍,是提高办公室文秘工作的重要途径。关于文秘工作很多企业的领导者具有传统的看法,认为文秘工作不重要,在对文秘人员进行选择的时候其准入制度有缺陷。《秘书职业技术标准》对文秘人员的专业知识重视程度较高,但是对职业道德素养方面设置不全面,而且随着市场经济越来越复杂化,对文秘人员的技术要求和职业道德要求都越来越高,传统的文秘准入制度已经不适用于当前的时代背景。

  2.职能定位不够清晰

  在办公室文秘工作发展过程中,文秘工作人员应该要树立正确的服务意识,文秘工作不仅是服务于上级领导的,更是服务单位中的全体成员的,文秘工作是办公室工作中的重要内容。当前企业中有的文秘人员对自身的职能定位不清晰,在从事文秘工作的时候也缺乏主观能动性,很多时候都认为只要完成办公室业务以及上级交办的其他任务即可,在工作中责任意识不强,出现纰漏,造成很多不必要的错误,对单位发展产生严重影响。

  三、办公室文秘工作策略

  在信息时代背景下,各种信息资料越来越多,办公室文秘工作内容也越来越复杂,办公室文秘工作的创新包括理念创新、技术创新、人员创新等方面,单位应该要加强对办公室文秘工作的认知,对办公室文秘工作岗位的地位进行提升,从而激发办公室文秘人员的工作积极性,为单位发展做出更多贡献。

  1.技术创新

  对办公室文秘工作进行管理时要实现统一规范管理,逐渐摒弃传统的人工管理方式,加强对办公自动化管理系统的应用,使得办公室文秘工作水平可以不断提升,对办公室文秘工作进行落实。首先,要完善办公室信息系统,对单位信息进行分类管理,比如借助各种自动办公软件,对各种信息资料进行分类。文秘工作中的一个重要内容就是要对文书进行排版,为了提高各种文书的处理水平,则应该要积极加强对文书排版工作的重视,要加强对各种计算机软件的应用,文秘人员要及时学习新技术,从而对文书排版、传输等工作进行及时完成。其次,构建办公室文秘工作子系统。在办公室文秘工作过程中,为了对办公室文秘工作任务进行细化,实现更加规范、全面的管理,还应该要在单位信息化系统平台基础之上扩展构建办公室文秘工作子系统,从而将单位发展过程中的各项任务与办公室文秘工作实现有机整合,办公室文秘人员能够及时了解单位发展过程中的各种需求,对本职工作内的任务进行完成,为单位发展提供支持。

  2.服务创新

  在办公室文秘工作创新过程中,必须要对文秘工作的具体内容进行确定,从而使得文秘人员能够了解自己的工作内容,文秘人员应该要不断树立全局观念,从单位发展的大局出发,借助各种新技术、新平台,切实发挥出为单位服务的作用。例如在工作过程中,文秘人员应该要加强对大数据技术的应用,分析行业发展形势,为领导主动提供一些可供参考的信息,并且还要不断加强学习,对单位发展的现状进行分析,对行业发展趋势进行分析,从而为领导提供一些可供参考的意见,真正发挥出文秘工作的价值,而不是单纯地完成上级安排的各种办公室业务处理任务。   3.重视积累与反思,注重职业培养

  为了提高文秘人员的服务水平,要抓紧转变文秘人员的服务理念,办公室文秘工作是一项循序渐进的工作,更是一项可持续发展的工作,文秘人员必须要及时加强学习,学会思考,不断进行自我进修,提高服务水平。在实际工作中,应该要不断积累经验和教训,坚持学习理论知识和业务水平,在办公室可以组织学习活动,引导文秘人员积极参与,对各种细节问题进行思考、分析、讨论,开拓文秘人员的思维,并且可以拓展文秘人员的眼界,使得他们能够更加正视自己的定位,提高工作能力。另一方面,在日常工作中应该要加强文秘人员的化用能力的培养,化用能力强调的是文秘人员的灵活应变能力和应用能力,在实际工作中要为文秘人员安排更多实践任务,只有通过实践,他发现实践过程中出现的问题,才能真正帮助其解决问题,形成自己的职业优势。

  4.实现多层次管理

  办公室文秘工作内容很复杂,不仅仅是各种办公室文书的处理,还包括其他内容,例如对单位的各种大小型会议进行组织接待、对办公用品计划发放及低值易耗品进行管理、对单位的日常行政办公室后勤工作管理等,确保单位日常运营过程中的各种物资需求得到满足。为了提高管理水平,也可以加强对信息化管理技术的应用,例如在对各种办公用品进行发放的过程中,应该要对办公用品建立统一的档案,并且对于办公用品的借用情况进行记录,文秘人员要及时了解各种办公用品的存量情况,一旦发现某种办公用品快要用完,则要及时联系采购部门对办公用品进行采购,确保单位的办公用品充足,以防对单位的各项日常工作产生影响。

  结语

  综上所述,办公室文秘工作是单位管理中的重要内容,是对各种办公室业务进行处理的过程,对于单位的发展有十分重要的意义。在当前的时代背景下,必须要积极加强对办公室文秘工作的创新和完善,对办公室文秘工作目标进行确定,并且引导文秘树立全新的服务意识和全面的服务理念,借助各种信息技术手段对办公室文秘工作进行落实,提高文秘工作水平,为单位的发展提供更多支持。

  新时期企业文秘工作的若干思考

  文秘工作的开展质量直接关系到企业整体工作效率,对企业能否顺利完成经济目标具有诸多影响。基于新时期的发展背景,企业文秘工作发生诸多变化,不仅涵盖档案管理、文件收发、固资管理、会议接待等工作,甚至还需要撰写会议文件,对外宣传、组织活动等。由此我们可以看出企业文秘工作是办公室工作的关键内容,也是保障企业经济发展正常运转不可或缺的一环,落实好新时期企业文秘工作至关重要。

  一、新时期企业文秘工作人员需要具备的能力概述

  (一)具备综合工作能力

  以铁路企业为例,企业内文秘工作人员不仅要具备一定文案功底、纯熟的业务常识,业务常识主要包含专业文秘服务知识,还包括一些科学性文化知识,加之专业恰当的语言表达能力与工作技巧也是文秘工作人员必须具备的能力。以理解能力为例,其作为企业文秘人员在日常工作中最为常见的工作能力,一般情况下都是将企业相关领导下达的指示转达给下属员工,然后收集员工的反馈信息及时转达给领导,此环节涉及到文秘人员对于信息的理解与看法,因此文秘人员个人理解能力将会很大程度影响到企业信息流通工作的质量[1]。

  (二)较强的职业道德

  众所周知,文秘工作经常会涉及到一些企业的重要议案,这也就要求企业文秘人员自身具备一定职业道德修养,才可以落实好企业内部各项信息工作,强化自我信息保密意识,以此来保证企业内部各项工作的有序进行。文秘工作人员在开展工作时,需要将国家颁布的最先文件与自身工作职责进行结合,勇于提出自己的学习想法,进而有效增强自我处理能力。需要注意的是,企业文秘工作人员需要了解企业内部各项规章制度,树立自我职责道德的基础上,切实优化工作成果。作为一名合格的新时期企业文秘人员,在工作中必要时刻保持高昂的工作热情,充分发挥自我工作职责,积极开展工作,在遇到一些问题时可以切实坚持原则,以大局为重,这样一来不仅可以高效完成文秘工作,还进一步促进了企业的健康发展。

  二、新时期企业文秘工作思路

  (一)自主树立工作服务理念

  企业文秘工作自身涉及到的范围比较广,且日常工作比较繁琐复杂,绝大多数的文秘工作都比较枯燥。这对当下文秘工作人员提出了更高的要求,企业文秘工作自身就是企业内部的服务工作,宗旨是服务好每一位工作者[2]。因此,在新时期的发展背景下企业内部文秘人员必须要不断强化自我工作服务理念,落实好企业内部服务工作,帮助员工解决现实问题,做好员工与领导间的沟通工作。

  企业文秘工作最基本的工作就是为企业领导提供服务,坚持全程性的工作服务理念,在工作中吸取工作经验总结存在的不足,切实提升企业文秘工作开展质量与效率。文章指出的全程性服务理念主要是指,针对企业领导提出的工作想法、做出的工作决定向下属员工转达信息过程中要完整、详细,一字不漏的转达。在将员工提出的想法反馈给企业领导过程中,也要做到严谨全面,不歪曲事实,不误导方向,使企业领导可以时刻掌握员工的工作诉求与思想动态,为企业经济发展奠定扎实的物质基础。在实际开展工作过程中,企业文秘工作人员需要在保证工作质量的前提下,减少不必要时间的浪费,保证企业工作都可以在上班时间完成。

  企业内部文秘人员在实际工作中还需要服务好自我所在部门,文秘人员作为衔接企业领导与员工及企业内多个部门间桥梁,对企业经济发展具有不可或缺的作用。要想落实好新时期的企业文秘工作,就必须要充分发挥文秘人员工作才能,创造性组织多项工作活动,通过有效制定相关工作机制,规范企业内部多个部门行为,使企业内部工作都可以有章可循,保证企业工作有序进行[3]。作为一名合格的企业文秘人员,除了需要落实好自己的本职工作以外,还需要为企业内多个部门提供时效性的工作资源,充分发挥自我纽带作用,灵活处理

  各个部门间的矛盾,尽可能减少工作扯皮现象的发生,保证企业内多项工作的有序进行,全面提升企业工作效率。除此之外,企业内文秘人员还需要服务好员工这一对象,文秘作为企业领导的发言人,在开展日常工作中需要树立好个人形象,耐心解答工作人员的问题,针对问题找到原因,从根源解决问题,保证员工的工作诉求可以第一时间反馈到领导层,以此来切实增强员工对文秘工作的认可度。

  (二)善于总结工作,不断学习新技能

  随着市场经济的不断发展,经济体制不断变革,促使企业文秘工作人员每天都需要面对数以千计的信息,这也就要求企业文秘人员需要学会筛选信息。但是从工作开展情况来看,部分企业文秘人员没有意识到自身工作的价值性,缺乏工作责任意识。基于此问题,需要工作人员积极学习新技能,能够灵活使用办公自动化软件,合理归纳档案信息等。在实际工作中,企业文秘工作人员需要将信息化管理技术与工作进行有机结合,如在管理档案过程中使用与之匹配的检索技术,搭建数据资源库,以此来有效提升文秘工作开展质量。

  对于企业内部文秘工作人员而言,学习全新工作技能不仅是学习信息化操作知识,理解掌握新时期对文秘工作提出的新要求,还需要灵活使用现代化信息管理技术,进而不断提升企业文秘工作质量。新时期发展要求文秘工作人员要学习全新工作理论,使用知识强化自我的知识涵养,在提升自我工作素养的基础上,总结不足。文秘工作人员在开展工作时,需要灵活使用现代工作理念,站在企业发展的角度分析问题,合理处理企业内部工作事项,为企业发展做出贡献。

  三、结束语

  综上所述,新时期背景下落实好文秘工作作为企业发展所需,文秘人员需要及时更新工作理念,优化现有工作思路,以全新的工作理念看待文秘工作,结合企业发展需求做好本职工作,不断提升自我服务意识,提升自我理论涵养,进而从根本上推动企业经济的有序发展。

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