中职文秘专业课程一体化改革探析

  近年来,市场改革的深化和社会对文秘人才需求的转变,刺激着传统文秘课程的改革。据国家人事部2008年发布的第二季度全国人才市场供求信息,在招聘数量上,文秘专业位居第六位,面对着如此巨大的就业前景,传统文秘职业想要瓜分人才市场的这块大蛋糕显然是有心无力的,文秘专业学生就业竞争力不高已成为不争的事实,而导致文秘学生就业竞争力不高的根本原因,则是传统课程设置不合理,所以,积极探索并建立符合市场需求的、融教、学、做为一体的课程体系刻不容缓。本文以秘书职业标准为依据,结合目前文秘专业课程设置现状,谈谈正在如火如荼开展的一体化教学模式下对中职文秘专业课程改革中的一些看法。

  1 突出专业核心能力,删繁就简,结合学校与学生自身特点,整合课程

  目前,大量的调查资料显示,对文秘人才的知识素质方面提出了更高的要求,相比较以前而言,现在的企业普遍喜欢那些具备复合型知识结构的通才型秘书。因此,面对这种市场需求的变化,学校对文秘专业的传统课程进行了一系列的改革,然而,由于部分学校只是迎合了当前市场需求变化的需要,开设了一些五花八门的课程,应有尽有,以为多学一点就是好的,除了开设常规的文秘专业课程以外,还开设了基础会计、经济基础知识、统计知识、世界文化遗产、财经应用文、企业管理基础、网页设计与网络应用、心理学、酒店管理、人力资源等课程,这就显得有点过头了,如果学校只是一味的顺应市场的需求,而不结合自己学校的实际进行改革的话,其结果往往是适得其反的。

  因此,为了切实达到文秘专业课程设置的有效性,就必须改变这种课程设置上的杂乱无章的混乱局面,从实际出发,结合学校的实际以及学生自身的能力特点,把提高学生的综合职业能力做为培养目标,科学、合理的设置专业课程。首先,我们可以将文秘专业的职业能力划分为以下三个部分:第一是职业基础能力。这其中包括培养学生的执行能力、礼仪运用能力、时间管理能力以及人际沟通能力和使用维护现代化办公设备的能力等等;第二是职业核心能力。这其中包括培养学生发的文书写作与处理能力、会议事务管理能力以及商务活动的安排等等;第三是职业相关能力。这其中包括要培养学生掌握商务法律运用、速记速录、英语以及财务管理的能力。

  2 重视实验、实训等实践性教学环节,开展有效的技能训练,强化模块教学,培养和提高学生的实际操作能力

  目前文秘专业的教材编写和教学方法偏重介绍概念、特点、原理、原则等理论性知识,缺少具体实际操作训练和指导。据广东某职校调查了解,目前中职学校文秘理论课与实践课的比例为3:1,有些地方实践课占据的比例甚至更低,教材的缺憾与课程比例的失重导致学生动手操作能力过低,知识点学不牢固。学生在这种满堂灌的理论课堂中,不仅失去了学习的兴趣,更失去了提高职业能力的信心。加强文秘专业的实训实操,是培养文秘专业技能型人才的必由之路,从理论中来,到实践中去,理论在实践中得到验证与补充,真正做到知行合一,这已成为职教界人士的共识。因此,笔者认为,学校不但应该适当增加实训实操课时量,更应创新教材编写模式,编写理论教学和实践教学相融合的教材和教辅材料,在这方面,中山技师学院文秘专业有较好的经验,他们的教材编写采用以现场教学为主,以岗位任务为依据来确定知识模块,以项目实践教学为载体的方式来组织教学内容。在每个不同的模块之下,将知识点分成几个层次与级别,然后创设不同的教学任务和项目来考核学生,让学生在任务模块冲关与项目组织实践完成的过程中,体验学习的乐趣。例如《会务组织》这门课程,它是商务文秘专业的一门专业必修课程,也是秘书工作办公、办会、办文三大业务技能之一,对于这种应用型的课程,该校采用以项目来组织教学的思路,打破传统以会前、会中、会后划分的会务组织流程为主线,而是选取了安排部门员工工作例会、组织公司培训研讨会、举办公司年会、策划公司周年庆典5个比较有代表性的、实用性较强的会务活动作为典型工作项目,然后按照工作流程分解为准备例会、筹办会议、组织与引导会议、组织与服务会议、沟通与协调会议、总结会议等若干工作任务,每个工作项目都会重复会前、会中、会后这个工作流程。5个典型工作项目由简到繁、由易到难、由内到外、由小到大,循环推进,让学生在项目训练过程中,了解有关会务组织活动的基本理论知识,提高学生的学习能力,同时,也有利于学生更加扎实的掌握秘书办会的技能,使学生胜任几种常见的企业不同类型会务活动的组织服务工作。

  3 深挖校内资源,勤练内功,创设职业岗位,实行校内轮岗实训

  目前,各类中职学校文秘专业里实训教学除了在毕业前夕,安排指导学生外出实习一个月外,基本难以推行更加系统有效的实习教学,虽然2+1办学模式喊了许多年,但是由于受市场和企业经营需求的影响,能真全面系统性去实施的学校很少,学生大部分时间还是呆在校园里面,文秘专业一体化课程教学难以开展,究其缘由,是实训资源开发不起来的结果。因此,我认为在课程改革中更应该侧重校内实训,注重挖掘校内实训资源的开发,勤练内功,开展实训教学。我们可以将秘书专业的实训分成实训室模拟、校内实训、校外实训三块,其中又以实训室模拟、校内实训为主,校外实训为辅的模式去开展,学生在校的在第一第二学期,主要以实训室模拟为主,配合课堂理论教学,教师设计实训项目,通过任务分配、小组合作、情境录像、案例教学等形式,要求学生在实训室中情境模拟、角色扮演,模拟秘书实务的动作、语言以及处理各类突发情况的技巧,完成各样任务,强化实务技能,使学生初步体验秘书工作的特点以及职业定位,使理论学习成果得到初步检验。第三第四个学期,除了实训室模拟训练外,我们还可以配合学校的工作计划,结合教材,拟定实训教学大纲,利用校内的艺术节、科技节、运动会、文艺晚会,开放日、家长会等各种活动机会,让学生参与到具体的项目策划和筹备,例如起草策划书、开幕词、报告、计划等有关文稿,承担会议的组织、安排与接待工作等等。在整个过程中,相关岗位的教职工负责项目指导,学生在真实的工作环境中独立进行实地训练,参与组织管理全过程,在实践中发现问题,解决问题,边干边学,书本理论与工作实际紧密结合,提高了操作技能,克服了学习知识与提高能力分离的痼疾,使教学从传统的应学什么转变为会做什么。

  在积累了足够的实训经验后,从第四个学期起,我们还可以开发利用校内现有的场所资源,将学校一些部门与秘书工作相近或相关的岗位提供给学生进行阶段性的轮岗实习。这样一来,因地制宜,既充分利用了已有设备条件,节约了成本,又能满足了学生实践实训的需要,提高了学生实践实训的积极性,让学生在没有走出校门的时候,就已经获得了成为一名真正的文秘人员的经历。

  4 重视社会实训,建立多层次的校外实训基地

  经过实训室模拟、校内实训等训练后,让学生走出校园,走进现实社会生活,在社会的真实情境中去检验自己所学所得成为了评估学生职业综合素质的最后一道门槛。学校应通过校企合作,建立起多层次的实训基地,积极探索校外实训模式,并将其实习内容、量化的评估制度归纳到课程系统的教学大纲之内。学校既可以组织学生参加各种社会活动。也可以组织学生深入到企业生产中去,了解实习单位的组织、管理、企业文化情况和特色,并且在实践中学习人际交往,处理人际关系的基本能力,为将来走上工作岗位打下基础。

  中职文秘课程一体化改革开发是一项长期的艰巨任务。而我们的尝试是局部的、认识是粗浅的。但我相信,只要我们抓住时机,顺应潮流,并进一步大胆解放思想,开拓教育思路,深入开展一体化课程改革,文秘专业的奋起就在明天。

  办公室文秘和档案管理工作的有效结合性探析

  文秘工作存在的现实意义,便是及时为领导决策提供辅助性服务,包揽文件上下级传递、会议筹备等事务,可以说和领导、业务单位工作内容有着本质性差异,其时刻保留着自身的规范性,日后要做的,便是不断针对个人专业技能和职业道德素质加以修缮,借此不断迎合社会时代多元化发展诉求。

  一、办公室文秘和档案管理职务融合的必要性论述

  处于新时代背景之下,办公室文秘和档案管理工作的有效结合显得尤为重要,毕竟该类结果对于产业机构资源革新开发产生决定性效用。需要额外加以强调的是,文秘兼职档案管理事务,往往会将注意力集中投射在历史客观记录模式之上,因此保留适当程度的法律效用。再就是文秘记录档案的形式要尽量多元化,有效地将亲笔手稿、当事人声音形象文件等内容灌输进去,切实凸显特定档案材料的客观真实性。长此以往,产业内一切实践操作项目广度都会得到清晰化映射,进一步为文秘人员思维和专业技能体系改造,奠定基础。

  二、文秘兼职档案管理职务过程中遗留的冲突隐患研究

  (一)文秘和档案管理职务内容无法流畅化衔接舒展。透过实际层面观察,文书和档案管理职务联系密度极为深刻,同时两者又同步彰显出各自的特色,因此分工结果上不尽相同。机构主管为了维持两者无间配合状态,开始集中一切技术、经济力量构筑起一类分体式控制体系架构,此间管理制度同步彰显出应有的实效、科学性,但也正是在该类体制牵制作用下,使得文秘和档案管理工作之间断层现象愈加显著。再就是实际操作中,办公室文秘工作人员档案处理技能有限,而档案人员对文秘职务也极为陌生,这就令两者无法作出充分地融合交接。

  (二)文秘、档案管理中专业化人才供给严重不足。结合现阶段我国诸多产业机构观察,档案管理职务通常选择交由办公室文秘兼任,就是说未曾设置专业化档案控制人员,在此基础上,因为文秘自身精力限制,往往会将精力完全投射在办公室内部文件收发和修改宣传事务上,无法在合理时间范围内收集关键性档案资料,并且无法细致性坚定既有材料的真伪。在此类背景影响下,包括产业机构内部档案资料收集的漏洞现象百般滋生,加上档案管理人员专业技能和职业道德素质不能达标,不能明确个人核心职责,使得文秘在档案收集和处理环节中遗留许多不可小觑的弊端。

  (三)上级领导对于文秘、档案管理职务融合细节关注度不高。实际上在我国不同机构办公室之中,文秘、档案管理融合改革项目,一直未能引起上级干部重视,严重情况下会直接将其设定为次要工作,盲目地认定文秘档案管理无非便是透过各类渠道收集整理所需信息,之后建立目录加以重整划分就可以了。再就是文秘档案管理中着实难以衍生出直接性经济效益,就算是事先投入一定数量的成本资金,但是想要在较短时间内看到改革实效又显得不够现实,所以一直以来,许多机构内部文秘档案管理过程中,只是单纯地强调档案材料的妥善保管结果。

  三、日后我国,办公室文秘和档案管理工作有效性结合的策略内容解析

  (一)针对文秘和档案管理工作衔接细节加以系统化规范调试。档案的前身实际上就是文件,所以判定一类档案管理成果是否达标,主要建立在文秘机构文件规范处理层面之上加以评估认证。作为现代专业化办公室文秘工作人员,必须不断进行自我进修,掌握合理数量的档案管理知识和技能,能够针对不同类型档案材料加以科学化立卷划分,竭尽全力地令文秘、档案工作融为一体。归结来讲,以上一切结果都要求文秘工作人员积极把好文件材料质量关口。

  (二)不断强化对文秘档案管理全新职务的关注态度。主要便是督促上级领导及时转变个人观念,及时将机构内部文秘、档案管理工作提升至较高等级层次,同时针对既有文秘人员加以系统化培训,令其在较短时间内掌握愈加健全完善的档案管理技能。再就是快速将档案管理成功地转接到机构总体规划和全年工作重点项目中去,从中给予适当数量的经济投入,保证档案控制设施先进、信息、规范化特征同步彰显,真正将以往文秘档案管理被动局势全面扭转,能够在领导决策前期做好参谋,切实地将文秘档案融合的主观能动性和前瞻性释放完全。作为现代专业化办公室文秘工作人员,要不断学习档案管理最新业务知识,为今后全新职务方向锁定和学习任务设置做好准备工作,保证在第一时间内为上级领导、员工等,提供更为高效、便捷、快速的信息指导服务。

  (三)处理好文秘档案管理中的基础性工作。文秘档案管理职务融合的基础,在于关键性机构文件的全面收集、科学化鉴定、妥善保管与统计结果,所以,作为专业化文秘人员,在和档案管理职务对接师,不单单要灵活地收集整理和本机构上下级相关的各类材料,同时要利用文字修饰技巧将特定公务活动描述得极为生动鲜活,必要时直接从中加以精确化筛选和综合化整理。长此以往,将档案信息一切潜在功能释放完全,同步推动综合档案资源的建设步伐。另一方面,要努力把握不同时期机关工作的重点任务,明确主题,找准位置,自觉以服务大局来安排和考虑档案工作,形成服务大局的强大合力。

  四、结语

  综上所述,文秘和档案管理工作在特定机构中都是必不可少的支持辅助单元,作为专业化领导,不但要加大对文秘、档案管理人员综合素质的改造培养力度,同时要利用革新现代技术设施和控制手法,将文秘、档案管理职务融合的科学性彰显完全,最终为日后文秘、档案管理工作实效同步提升,提供保障。

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