公司文秘的工作内容


 
 发布时间：2020-05-05 
 
　　文秘人员不仅担负着日常的文书工作,而且也是文书档案的管理者。下面是小编为大家收集整理的公司文秘的工作内容，欢迎阅读。 　　什么是文秘 　　负责文章写作、文学和新闻写作等工作 　　文秘(Secretary)是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟...

第1章

　　文秘人员不仅担负着日常的文书工作,而且也是文书档案的管理者。下面是小编为大家收集整理的公司文秘的工作内容，欢迎阅读。

　　什么是文秘

　　负责文章写作、文学和新闻写作等工作

　　文秘(Secretary)是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。

　　培养目标

　　经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文学书，秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、秘书事务工作、能进行文章写作，文学和新闻写作，有较强的公关能力,具有较强的社会交往能力，口语表达能力，服务能力。

　　课程设置

　　公文写作、文件管理、档案管理、企业管理学、普通心理学、商务英语、实用英语写作、公共关系学、人力资源管理、秘书实务等。

　　就业方向

　　在各级党政群机关，企事业单位、民营企业，文化宣传部门从事信息宣传，文秘服务，日常办公管理及公共关系等工作。

　　常用软件

　　数据处理软件Excel20xx/20xx、 WPS、文稿演示软件PowerPoint20xx/20xx、网页制作软件FrontPage20xx/20xx和压缩工具软件WinZip18.0 等常用软件。如果能有较好的文字处理、图像处理工具熟练掌握应用当然更好。

　　文秘核心职能

　　工作管理

　　能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自己的时间与资源，有效管理工作流程及进度。

　　认真负责

　　确实达成工作职责及要求，能勇于承担自己的错误或失败，不归咎他人并努力改善。

　　主动积极

　　不需他人指示或要求能自动自发做事，面临问题立即采取行动加以解决，且为达目标愿意主动承担额外责任。

　　顾客服务

　　对顾客展现服务热忱，有效满足顾客需求、解决顾客问题，进而提高顾客满意度。

　　诚信正直

　　为人坦诚、确实遵守组织规定与社会规范、信守承诺且言行一致。

　　适变能力

　　对工作内容或环境的改变能够保持镇定，尝试了解改变的原因并以开放态度面对，有效调整行为且维持应有的工作表现。

　　问题解决

　　能够掌握问题核心，精确解读讯息做出结论，寻求适当解决方案 ，衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。

　　压力承受

　　面临工作压力能够使用适当方法加以纾解，并维持应有的工作表现与人际关系。

　　沟通协调

　　能视谈话对象有条理地清楚表达想法，除确保对方专注聆听及充分了 解，并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。

　　文秘工作职责

　　一、教学秘书工作职责：

　　1、协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与总结工作。

　　2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。

　　3、协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。

　　4、负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。

　　5、负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。

　　6、作好各种文件的收发，登记与管理工作。

　　二、生活秘书工作职责

　　1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。

　　2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

　　3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。

　　4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。

　　5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。

　　6、协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。

　　7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。

　　8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。

　　文秘特性

　　从属性

　　秘书工作不是独立的，是从属于领导的，是完全按领导意图办事的。

　　方圆性

　　一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力，工作很熟练。三是圆通能力，不能没有原则，但也要通融，而又不能圆滑。

　　辅助性

　　办公室是办事机构,不是决策机构。忠于职守，守就是守本分，做好本职工作。要做到三不越：不越位、不越职、不越权。

　　综合性

　　概括起来是“三三四四”：

　　第一个三是三个中心，即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;

　　第二个三是三办十项工作，即办文(撰文、文书处理)、办会、办事(信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理);

　　第一个四是四句话，即贯通上下，协调左右，联系内外，综合办理。所以说办公室处于枢纽地位;

　　第二个四是四个结论，即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。

　　行政文员

　　行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢?

　　他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。

　　同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入法等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。

　　文员

　　办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：

　　1. 接听、转接电话;接待来访人员。

　　2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

　　4. 做好会议纪要。

　　5. 负责公司公文，信件，邮件，报刊杂志的分送。

　　6. 负责传真件的收发工作。

　　7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

　　8. 做好公司宣传专栏的组稿。

　　9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

　　10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

　　11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

　　12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

　　13.社会保险的投保、申领。

　　14 .统计每月考勤并交财务做帐，留底。

　　15 .管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

　　16. 接受其他临时工作.

　　秘书

　　秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

　　1998年5月，国家劳动部(现人力资源和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

　　目前我国秘书从业人员约达2300万人。

　　我国外资企业秘书分三类：

　　初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;

　　中等秘书(一般性秘书)——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。

　　高级秘书(经理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。

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